Od 1 kwietnia 2026 roku rolnicy będący czynni podatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To rozwiązanie, które od kilku lat funkcjonuje w przedsiębiorstwach, obejmie teraz także sektor rolniczy.
Resort finansów tłumaczy, że to krok w stronę prostszego i bardziej przejrzystego rozliczania. Faktury mają być bezpieczne, przechowywane przez 10 lat w centralnej bazie, a błędy łatwiejsze do skorygowania. Dla wielu gospodarzy będzie to jednak prawdziwa rewolucja technologiczna.
Dwa terminy wejścia w życie
Ministerstwo wyznaczyło dwa etapy cyfryzacji. Już od 1 lutego 2026 roku systemem zostaną objęte największe firmy, które w 2024 roku sprzedały towary za ponad 200 mln zł. Dwa miesiące później – 1 kwietnia – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich rolników i pozostałych przedsiębiorców.
Najmniejsi, wykluczeni cyfrowo podatnicy – czyli ci, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł – zyskają więcej czasu. Dla nich obowiązek wejdzie dopiero 1 stycznia 2027 roku.
Rolnik VAT-owiec bez wyboru
Rolnicy rozliczający się jako czynni podatnicy VAT będą musieli każdą fakturę – niezależnie czy sprzedają zboże, mleko czy warzywa – wystawić w KSeF. To oznacza konieczność dostosowania się do obsługi KSeF samodzielnie lub przy pomocy biur rachunkowych i oprogramowania. Resort nie przewiduje zwolnień i wyjątków, co dla wielu gospodarstw oznacza dodatkowe koszty i konieczność inwestycji w sprzęt.
Ryczałtowcy mogą wybierać
W odmiennej sytuacji są rolnicy ryczałtowi. Dla nich korzystanie z KSeF nie będzie obowiązkiem, a jedynie opcją. Nadal będą mogli wystawiać tradycyjne faktury VAT RR. Jeśli jednak wybiorą obsługę przez system, nabywca – a nie rolnik – zostanie wskazany jako wystawiający dokumenty.
To rozwiązanie ma pomóc zwłaszcza mniejszym gospodarstwom, które nie zawsze mają dostęp do szybkiego internetu czy nowoczesnego sprzętu.
Korekty i archiwizacja w nowej odsłonie
KSeF zmieni również zasady korygowania i przechowywania dokumentów. Raz wprowadzoną fakturę będzie można poprawić wyłącznie w systemie – nie będzie już możliwości łączenia papieru z wersją cyfrową.
W zamian pojawi się coś, czego dotąd brakowało: długotrwała pewność. Wszystkie faktury trafią do centralnego archiwum, gdzie przez dziesięć lat pozostaną dostępne w niezmienionej formie. To nie tylko redukcja papieru, ale także większe bezpieczeństwo i przejrzystość w codziennym obiegu dokumentów..
Okres przejściowy i brak kar
Resort finansów zapewnia, że rolnicy nie zostaną od razu obciążeni karami. Do końca 2026 roku utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, a ewentualne błędy w obsłudze systemu nie będą karane. Podatnicy nie będą też zobowiązani do podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności. Administracja skarbowa zapowiada, że pierwsze miesiące skupią się na edukowaniu i wspieraniu rolników w korzystaniu z systemu.
Szansa czy problem?
Opinie wśród rolników są podzielone. Dla jednych to kolejny obowiązek, który oznacza wydatki i stres. Inni dostrzegają korzyści – przejrzystość rozliczeń, porządek w dokumentach i koniec z zagubionymi papierami.
Resort finansów podkreśla, że cyfryzacja to nieunikniony kierunek zmian w administracji. Przed rolnikami stoi wyzwanie opanowania nowego systemu – pierwsze miesiące mogą wymagać cierpliwości i wsparcia, zanim codzienna praca z KSeF stanie się rutyną. Jedno pozostaje pewne: od 2026 roku papierowe faktury w gospodarstwach rolnych odejdą w przeszłość.
Opracowane przez IBIMS Green na podstawie informacji z Krajowgo Systemu e-Faktur